Exchange Online : Agregar advertencia de correo externo en asunto y cuerpo del correo.(opción 2)

Este es un update de este POST anterior para agregar una advertencia de correo externo visible para nuestros usuarios en Exchange Online.

En esta versión no solo agregaremos el mensaje en el cuerpo del correo , sino también en el asunto del mensajes dentro de la misma regla de transporte, y evitando que se agregue en cada nuevo mensaje de una conversación.

Crear regla de transporte

Lo primero que debemos hacer es crear una regla de transporte en exchange online, para eso iniciamos sesión en https://outlook.micrososft.com/ecp y vamos a “flujo de correo”, luego a “reglas” y creamos una nueva regla.

Luego dentro de la regla, configuramos lo siguiente :

Le asignamos un nombre descriptivo (1), luego en “Aplicar esta regla si…” seleccionamos “El remitente esta ubicado” y luego “Fuera de la organización” (2). Presionamos el botón “Agregar condición” (si no lo vemos, presionamos en el texto “Mas opciones…” al final de la ventana) y seleccionamos para la nueva condición “El destinatario…”, luego “es externo o interno” con el valor “Dentro de la organización” (3).

En las acciones (hacer lo siguiente..) seleccionamos como primera opción (4) “Aplicar una declinación de responsabilidad al mensaje” y “anteponer una renuncia de responsabilidad”. Luego en “Escribir Texto” agregamos el siguiente HTML. (puedes cambiar el texto)

<p><div style=”background-color:#FFEB9C; width:100%; border-style: solid; border-color:#9C6500; border-width:1pt; padding:2pt; font-size:10pt; line-height:12pt; font-family:’Calibri’; color:Black; text-align: left;”><span style=”color:#9C6500″; font-weight:bold;>ATENCIÓN:</span> Este correo electrónico se originó fuera de la organización. No haga clic en enlaces ni abra archivos adjuntos a menos que reconozca al remitente y sepa que el contenido es seguro..</div><br></p> 

en la acción de reserva seleccionamos “Encapsular”.

Damos clic en el botón “Agregar acción” y seleccionamos “Anteponer al asunto del mensaje” y en este caso agregaremos “[EXTERNO]” (5).

Y para asegurarnos que se adjunte a solo el primer correo y no a las respuestas, presionamos el botón “Agregar excepción” y seleccionamos “El asunto o el cuerpo…” y luego “El asunto incluye cualquiera de las siguientes palabras”, finalmente escribimos [EXTERNO] presionamos el boton “+” y “Aceptar”(6).

Para terminar, modificamos el nivel de la auditoria y lo dejamos en “medio” y guardamos la regla.

Comportamiento en el cliente

Luego, el usuario recibe el correo externo con el asunto con el texto seleccionado, en este caso [EXTERNO] y el disclaimer dentro del cuerpo.

    

Si iniciamos una conversación, la alerta de [EXTERNO] solo se agregara en el primer correo y no en las iteraciones.

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Saludos
Samuel

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