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Exchange Online : Agregar advertencia de remitente externo en correos.

Samuel / Chile, Cloud, Exchange, Microsoft, Office 365, Paso a Paso, Step by Step / 15 Comments

Dentro de Exchange Online, podremos crear una advertencia para ser incluida en todos los correos entrantes desde un remitente externo a la organización. Para configurar esta característica realizamos lo siguiente :

Iniciamos sesión en https://outlook.office.com/ecp, con nuestras credenciales de administrador. Una vez dentro del portal de administración  seleccionamos “flujo de correo” o “mail flow”, luego creamos una nueva regla, presionando en el botón “+” y seleccionar “Crear una regla”.

Dentro de la nueva regla, le damos un nombre a la regla

Luego, en “aplicar esta regla si.. .”, seleccionamos “El remitente esta ubicado” y en la ventana seleccionamos “Fuera de la organización” y damos clic en “OK”. luego presionamos en “Mas opciones”.

Luego en “Hacer lo siguiente…” , seleccionamos “Anexar un aviso de exención de responsabilidad…”  y en la ventana escribimos el disclaimer o insertamos el codigo HTML y damos clic en “Aceptar”

Pueden usar este código para crear la etiqueta de advertencia.

<br>
<div>
<table class=MsoNormalTable border=0 cellspacing=0 cellpadding=0 width=”100%” style=’width:100%;border-collapse:collapse’>
<tr style=’height:7.5pt’>
<td width=”100%” style=’width:100.0%;background:#c61111;padding:.75pt .75pt .75pt .75pt;height:7.5pt’>
<blockquote style=’margin-top:5.0pt;margin-bottom:5.0pt’><p align=center style=’text-align:center;mso-line-height-alt:7.5pt’>
<strong>
<span style=’font-size:12pt;font-family:”Arial”,sans-serif;color:white’>REMITENTE EXTERNO</span>
</strong>
<br>
<span style=’font-size:11pt;color:white’>

<span style=’font-family:arial’>
PRECAUCIÓN CON EL CONTENIDO DEL CORREO, NO ABRA ARCHIVOS NO SOLICITADO Y NO ENVIÉ INFORMACIÓN SIN VALIDAR EL RECEPTOR.
</span>
</blockquote>
</td>
</tr>
</table>
</div>
</br>

Luego hacemos clic en  “seleccionar uno” para la acción de reserva, elegimos “Encapsular” y “Aceptar”.

Establecemos “Prioridad de la regla” en 0 y guardamos la regla.

La regla debería verse como esta.

Una vez creada y activada la regla, esperamos unos minutos y comenzaremos a recibir los correos externos con el mensaje que creamos.

UPDATE MAYO 2020

Debido a varios comentarios, modifico la entrada, ya que ahora, al momento de crear la regla para insertar el disclaimer, podemos seleccionar anteponer o adjuntar el disclaimer en el correo, como se puede observar en la siguiente imagen

Anteponer, como lo dice la palabra antepone al inicio del correo el disclaimer y este se vera en la pre-visualización del cuerpo de los correos.

adjuntar agrega el disclaimer al final del correo y no afecta la pre-visualización del cuerpo del correo.

Saludos
Samuel. 🙂

Andoni Octubre 11, 2019 Post Reply

Hola Samuel,
Muchas gracias por tu aportación. FUNCIONA!!!. Ahora una duda. ¿cómo hago para quitar este encapsulado?. Lo digo porque si le doy a responder, el texto aparece en el mensaje y me parece que no es de recibo.
Saludos.

    Samuel Octubre 11, 2019 Post Reply

    Hola, remover el contenido en una respuesta no es posible en Exchange Online, si es posible evitar que en cada respuesta externa se siga agregando el disclaimer, esto lo logras editando la regla y agregando una excepción, por ejemplo si el correo contiene en el asunto "FW:" o "RE:", entonces no se aplicara a las siguientes iteraciones de esa conversación, solo al inicial.

    Saludos!

carlos vidal Noviembre 4, 2019 Post Reply

I need the text in the top line of the email and I cannot. Always is added at the end of the email text.
What am I doing wrong?

    Samuel Noviembre 9, 2019 Post Reply

    Hi Carlos,

    This example do that, put it on the end of the e-mail. If you want it on top, you should run this powershell command.

    New-TransportRule -Name "Disclaimer" -Enabled $true -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -ApplyHtmlDisclaimerText "INSERT HTML CODE HERE"

    Hope it's helps.

    Cheers.

sergio Febrero 3, 2020 Post Reply

Buenas!! y esta opción no se puede configurar en clientes outlook?????

sergio Febrero 3, 2020 Post Reply

Buenas! esta opción esta disponible en Outlook?? y si es así como se puede hacer??

gracias

    Samuel Febrero 3, 2020 Post Reply

    Hola, podrias lograr algo similar usando VBS script en Outlook y Windows, pero tendrias que hacerlo equipo por equipo.

Alexis Febrero 12, 2020 Post Reply

Hola, muchas gracias por este post! me ha ayudado mucho, pero tengo una duda! como puedo hacer para que el mensaje aparezca abajo del correo Y no por encima del mensaje.

Gracias de antemano.

    Samuel Marzo 16, 2020 Post Reply

    Hola Alexis,

    Si sigues el paso a paso , el mensaje queda en el fondo del correo, si ejecutas un powershell que deje en los comentarios, se agrega antes del contenido del correo.

    Slds!

Martin Marzo 16, 2020 Post Reply

Buenas,

donde ejecuto el powershell para que la advertencia aparezca al comienzo del mail?

Saludos.

    Samuel Marzo 16, 2020 Post Reply

    Hola, en una sesión de Exchange Online en Powershell.

    Acá puedes encontrar una forma fácil de conectar a los servicios de O365.

    https://samuelcampos.cl/2018/12/23/conectar-a-servicios-de-office-365-por-powershell-rapido-y-facil/

Eric Murillo F. Mayo 11, 2020 Post Reply

Samuel: gracias por este post. Tengo una duda. ¿Si este mensaje se coloca al inicio del correo, aparecerá en preview del correo? ¿De ser así cómo se puede evitar esto para no perder la funcionalidad del preview? Gracias,

    Samuel Mayo 12, 2020 Post Reply

    Hola Eric
    Si no quieres que aparezca en el preview, debes ponerlo al final del mensaje con la opción "adjuntar". Ahora esta disponible en el wizard de la regla.

    Modifiqué el post con esa información.

    Saludos.

Miguel Angel Mayo 27, 2020 Post Reply

Hola Samuel,
Leyendo los post y el update del post que hiciste para poner el mensaje en la parte superior, parece que se puede hacer en el momento de la creacción de la regla especificando anteponer en vez de anexar, pero no encuentro esta opción, parece por el hilo de post que esto hay que realizarlo a posteriori con una ejecución de Powershell.
Podrías aclarar un poco está algo confuso.
Gracias de antemano!!.

    Samuel Mayo 28, 2020 Post Reply

    Hola Miguel Angel,

    No, no es necesario hacerlo por powershell, esta opción ya esta disponible en el asistente de creación de la nueva regla en el panel de administración de Exchange.

    Modificación

    Si por algún motivo en tu Tenant esta opción no esta disponible, podrías utilizar la opción de Powershell que esta en otra respuesta.

    Saludos.

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