Exchange Online : Habilitar Free/Busy (disponibilidad) entre 2 tenants de Microsoft 365.

Es posible compartir la información de la disponibilidad (Free/Busy) de los usuarios en sus calendarios de Exchange Online (EXO) con otros tenants de empresas parte del mismo holding o empresas partners para tener una mejor experiencia a la hora de programar reuniones.

Procedimiento

Para este ejemplo usaremos el dominio samuelcampos.cl y ogmioschile.cl. Como primer paso vamos al ECP del dominio Samuelcampos.cl en https://outlook.office.com/ecp con nuestro usuario administrador del servicio EXO o nuestra cuenta de admin global.

Una vez dentro del ECP vamos a “Organización” , “Uso compartido” y luego presionamos el botón “+” bajo “Uso compartido de la organización”.

Luego en la ventana de configuración de la nueva relación organizativa, Indicamos un nombre descriptivo. El los dominios para compartir, indicamos cual es el o los dominios del tenant externo con los cuales queremos compartir la información de la disponibilidad, en este ejemplo, ogmioschile.cl y marcamos la casilla “habilitar el uso compartido de la información de disponibilidad de calendario”.

Ahora debemos seleccionar que cantidad de información le estamos permitiendo a los usuarios compartir como base. Para este ejemplo permitiremos que se comparta la disponibilidad completa seleccionando “Disponibilidad de calendario con hora, asunto y ubicación”.

Si queremos que la información de todos los usuarios de nuestro tenant esten disponibles para visualizar desde el tenant externo, seleccionamos “Todos en tu organización”. Si requieres que solo un grupo de usuarios pueda ser visualizado, sleccionamos “un grupo de seguridad especificado” e indicamos el grupo del que son miembros los usuarios a compatir. Para este ejemplo seleccionamos todos los usuarios de nuestro tenant y finalmente damos clic en guardar.

y con los mismos pasos, realizamos la relación organizativa en el otro tenant. Este paso solo es necesario si queremos que puedan verse en ambas direcciones. Si lo necesitamos en una via lo realizamos solo en el tenant que necesitamos visualizar. Para este ejemplo queremos que puedan ver la disponibilidad entre ambos tenants, por lo cual creamos la relación en ambos.

Validar resultados

Luego de algunos minutos, iniciamos sesión en nuestro casilla de EXO, seleccionamos el calendario, generamos una nueva cita y abrimos el asistente de disponibilidad.

Al agregar el usuario del tenant federado, vemos su disponibilidad sin problemas.

Si por algun motivo, solo es visible el estado y la hora, se debe modificar la configuración del calendario del usuario en la organización. Para esto, en OWA, vamos al calendario, luego seleccionamos el botón “Compartir” y luego en la ventana de uso compartido y permisos, para las personas de mi organización seleccionamos el nivel de acceso, en este caso “Puede ver todos los detalles”.

Con estos simples pasos habilitamos la visualización de la disponibilidad de nuestros usuarios entre 2 tenants de Microsoft 365.

Saludos
Samuel 🙂

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