Exchange Online : Agregar advertencia de remitente externo en correos.
Actualización a este procedimiento en este enlace https://samuelcampos.cl/2020/09/01/exchange-online-agregar-advertencia-de-correo-externo-en-asunto-y-cuerpo-del-correo-opcion-2/
Dentro de Exchange Online, podremos crear una advertencia para ser incluida en todos los correos entrantes desde un remitente externo a la organización. Para configurar esta característica realizamos lo siguiente :
Iniciamos sesión en https://outlook.office.com/ecp, con nuestras credenciales de administrador. Una vez dentro del portal de administración seleccionamos “flujo de correo” o “mail flow”, luego creamos una nueva regla, presionando en el botón “+” y seleccionar “Crear una regla”.
Dentro de la nueva regla, le damos un nombre a la regla
Luego, en “aplicar esta regla si.. .”, seleccionamos “El remitente esta ubicado” y en la ventana seleccionamos “Fuera de la organización” y damos clic en “OK”. luego presionamos en “Mas opciones”.
Luego en “Hacer lo siguiente…” , seleccionamos “Anexar un aviso de exención de responsabilidad…” y en la ventana escribimos el disclaimer o insertamos el codigo HTML y damos clic en “Aceptar”
Pueden usar este código para crear la etiqueta de advertencia.
<br>
<div>
<table class=MsoNormalTable border=0 cellspacing=0 cellpadding=0 width=”100%” style=’width:100%;border-collapse:collapse’>
<tr style=’height:7.5pt’>
<td width=”100%” style=’width:100.0%;background:#c61111;padding:.75pt .75pt .75pt .75pt;height:7.5pt’>
<blockquote style=’margin-top:5.0pt;margin-bottom:5.0pt’><p align=center style=’text-align:center;mso-line-height-alt:7.5pt’>
<strong>
<span style=’font-size:12pt;font-family:”Arial”,sans-serif;color:white’>REMITENTE EXTERNO</span>
</strong>
<br>
<span style=’font-size:11pt;color:white’><span style=’font-family:arial’>
PRECAUCIÓN CON EL CONTENIDO DEL CORREO, NO ABRA ARCHIVOS NO SOLICITADO Y NO ENVIÉ INFORMACIÓN SIN VALIDAR EL RECEPTOR.
</span>
</blockquote>
</td>
</tr>
</table>
</div>
</br>
Luego hacemos clic en “seleccionar uno” para la acción de reserva, elegimos “Encapsular” y “Aceptar”.
Establecemos “Prioridad de la regla” en 0 y guardamos la regla.
La regla debería verse como esta.
Una vez creada y activada la regla, esperamos unos minutos y comenzaremos a recibir los correos externos con el mensaje que creamos.
UPDATE MAYO 2020
Debido a varios comentarios, modifico la entrada, ya que ahora, al momento de crear la regla para insertar el disclaimer, podemos seleccionar anteponer o adjuntar el disclaimer en el correo, como se puede observar en la siguiente imagen
Anteponer, como lo dice la palabra antepone al inicio del correo el disclaimer y este se vera en la pre-visualización del cuerpo de los correos.
adjuntar agrega el disclaimer al final del correo y no afecta la pre-visualización del cuerpo del correo.
Saludos
Samuel. 🙂
Hola Samuel,
Muchas gracias por tu aportación. FUNCIONA!!!. Ahora una duda. ¿cómo hago para quitar este encapsulado?. Lo digo porque si le doy a responder, el texto aparece en el mensaje y me parece que no es de recibo.
Saludos.
Hola, remover el contenido en una respuesta no es posible en Exchange Online, si es posible evitar que en cada respuesta externa se siga agregando el disclaimer, esto lo logras editando la regla y agregando una excepción, por ejemplo si el correo contiene en el asunto “FW:” o “RE:”, entonces no se aplicara a las siguientes iteraciones de esa conversación, solo al inicial.
Saludos!
I need the text in the top line of the email and I cannot. Always is added at the end of the email text.
What am I doing wrong?
Hi Carlos,
This example do that, put it on the end of the e-mail. If you want it on top, you should run this powershell command.
New-TransportRule -Name “Disclaimer” -Enabled $true -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -ApplyHtmlDisclaimerText “INSERT HTML CODE HERE”
Hope it’s helps.
Cheers.
Buenas!! y esta opción no se puede configurar en clientes outlook?????
Buenas! esta opción esta disponible en Outlook?? y si es así como se puede hacer??
gracias
Hola, podrias lograr algo similar usando VBS script en Outlook y Windows, pero tendrias que hacerlo equipo por equipo.
Hola, muchas gracias por este post! me ha ayudado mucho, pero tengo una duda! como puedo hacer para que el mensaje aparezca abajo del correo Y no por encima del mensaje.
Gracias de antemano.
Hola Alexis,
Si sigues el paso a paso , el mensaje queda en el fondo del correo, si ejecutas un powershell que deje en los comentarios, se agrega antes del contenido del correo.
Slds!
Buenas,
donde ejecuto el powershell para que la advertencia aparezca al comienzo del mail?
Saludos.
Hola, en una sesión de Exchange Online en Powershell.
Acá puedes encontrar una forma fácil de conectar a los servicios de O365.
https://samuelcampos.cl/2018/12/23/conectar-a-servicios-de-office-365-por-powershell-rapido-y-facil/
Samuel: gracias por este post. Tengo una duda. ¿Si este mensaje se coloca al inicio del correo, aparecerá en preview del correo? ¿De ser así cómo se puede evitar esto para no perder la funcionalidad del preview? Gracias,
Hola Eric
Si no quieres que aparezca en el preview, debes ponerlo al final del mensaje con la opción “adjuntar”. Ahora esta disponible en el wizard de la regla.
Modifiqué el post con esa información.
Saludos.
Hola Samuel,
Leyendo los post y el update del post que hiciste para poner el mensaje en la parte superior, parece que se puede hacer en el momento de la creacción de la regla especificando anteponer en vez de anexar, pero no encuentro esta opción, parece por el hilo de post que esto hay que realizarlo a posteriori con una ejecución de Powershell.
Podrías aclarar un poco está algo confuso.
Gracias de antemano!!.
Hola Miguel Angel,
No, no es necesario hacerlo por powershell, esta opción ya esta disponible en el asistente de creación de la nueva regla en el panel de administración de Exchange.
Si por algún motivo en tu Tenant esta opción no esta disponible, podrías utilizar la opción de Powershell que esta en otra respuesta.
Saludos.
hola amigo, sabes tengo una duda. sucede que aplique la regla y yo como admin recibo sin problemas los correos externos con esta advertencia.
pero a los demás usuarios no se les esta aplicando.
he revisado y al menos tengo la regla idéntica, con prioridad 0 y todo.
que podría ser? soy global admin en o365
Hola, revisa esta actualización, https://samuelcampos.cl/2020/09/01/exchange-online-agregar-advertencia-de-correo-externo-en-asunto-y-cuerpo-del-correo-opcion-2/.
Quizás de anterior algún paso no ejecutaste, ya que si indicas que el destinatario esta dentro de la organización todos los usuarios del tenant deberian pasar por la regla.
Hola Samuel!
Muchas gracias por este post, me ha resuelto la vida en grande… una sola cosa, seguí los pasos al pie de la letra pero no logro que se muestre el formato de la tabla, solo me muestra el texto sin ningún formato … ¿que tengo que hacer?
Hola Carlos,
Prueba el nuevo procedimiento que hice en este Post, quizás soluciona tu problema, aun cuando deberia mostrar el mensaje de forma correcta con ambos.
https://samuelcampos.cl/2020/09/01/exchange-online-agregar-advertencia-de-correo-externo-en-asunto-y-cuerpo-del-correo-opcion-2/
Hola Samuel,
1º enhorabuena por este post tan bien explicado.
Quería preguntarte:
-Cuando reciba un mail de un remitente externo es posible que salte una ventana emergente?
-Es posible que salte esta ventana emergente solo para los remitentes externos que envían por 1º vez un correo?
Hola, a nivel de Exchange Online no.
A nivel del cliente Outlook con VBS Script puedes hacer algo como lo que andas buscando, pero no es mi campo. Aca te dejo un enlace que quizás puede ser util.
https://www.extendoffice.com/documents/outlook/5593-outlook-auto-open-all-emails-from-a-sender.html
Exito!
Hola Samuel, sabes como añadir para que si se envía un correo desde un servidor de mailing (Mailchimp en nuestro caso y los correos salen de mandrillapp) pero con esa dirección validada en los registros DNS (el SPF) lo detecte como dentro de la organización? O básicamente como hacer que no lo detecte como externo.
Ejemplo:
Office365 con empresa.com
Envío correo masivo interno con info@empresa.com desde MAILCHIMP y en la cabecera del email pone que el origen es Mailchimp por lo que se fija en eso y lo detecta como externo aunque tanto el correo como el SPF indican que es jeanologia…
Gracias!
Hola Jaime, lo mas cercano para eso seria crear un Inbound Connector. Si necesitas mas info puedes contactarme a mi correo samuel@samuelcampos.cl y conversamos.
Samuel, Muchas gracias por el post, me hice famoso pero ya empezaron a solicitar cosas extras que eh ido resolviendo. Necesito apoyo ya que en vez de que aparezca como texto el mensaje, se puede poner el mismo mensaje pero que sea una imagen.
Hola, si , solo debes cambiar las etiquetas HTML por una imagen y que la imagen este accesible por todos desde internet.
Buenas Samuel,
Gracias por el artículo, muy interesante, lo he seguido, he agregado una imagen del logo, se ve perfectamente el disclaimer con imagen dentro de la organización, pero fuera de la organización no muestra la imagen, cómo podría solucionarlo?
Muchas gracias.
Un saludo.
Tienes que poner la imagen en un repositorio accesible por todos en internet.
Buenos días! se puede excluir algunos dominios en esa propia regla? es decir todos los externos pero permitir alguno externo que sabemos que es de confianza. Gracias
Hola, si claro, puedes agregar una excepción en la misma regla que diga “El dominio del remitente es…” y agregas los dominios de confianza.
Hola Samuel, este Post ya tiene mucho, pero sigue siendo de utilidad, tengo una pregunta.
a la hora que algún usuario contesta sobre este mensaje, la advertencia ya forma parte del primer mail, existe alguna forma de quitarlo en las respuestas???
Si, tienes que agregar la excepción que diga que si incluye el mensaje de tu disclaimer no lo agregue nuevamente.